Im Juli 2007 hat Gerry McGovern, der irischen Usability-Experten, eine Umfrage über die Bedürfnisse der Angestellten im Intranet gestartet. Rund 242 Personen aus Europa, Nord Amerika, Australia und Neu Seeland wurden befragt. Es ging darum, dass die Befragten bewerten, welche Funktionen Sie in einem Intranet am meisten benötigen und welche Verbesserungen gefordert werden. Unter anderem wurden Funktionen wie Feiertagskalender, Zeiterfassung, Telefonbuch, Organigramm, und so weiter. Bei den Verbesserungen gab es Vorgaben wie bessere Inhalt Organisation und Klassifikation, Wissenstransfer, Personalisierung, eine offenere Kultur und weitere.

Wenn Ihr schon Erfahrungen in Intranet Projekten sammeln durftet, dann erstaunt es nicht, dass auf Platz eins, mit grossen Abstand, der meist benötigten Funktionen das Telefonbuch steht. Ich habe mir erlaubt, aus dem Resultat der Umfrage die beiden Top 20 Listen hier abzubilden:

Top 20 der geforderten Funktionen:

1. Find staff (phone directory, etc.) – 18%
2. Policies, procedures, processes – 9%
3. Find a form – 6%
4. Employee benefits – 6%
5. Organization news – 5%
6. Job vacancies – 3%
7. Pay / salary details – 3%
8. How to guides 121 3% 53% 14%
9. Book a meeting room – 3%
10. Annual leave / holiday – 3%
11. Organization charts – 3%
12. Claim expenses (travel, etc.) – 3%
13. IT support – 3%
14. Find a department – 3%
15. Events (technical, social, marketing, etc.) – 2%
16. Complete a timesheet – 2%
17. Training – 2%
18. Technical manuals and documentation – 2%
19. Marketing material – 2%
20. Collaboration (Communities of practice, discussion forums, etc.) – 2%

Top 20 der Verbesserungswünsche:

1. Better content organization and classification – 12%
2. Easier to find the information I need – 10%
3. Better search – 10%
4. Clear intranet strategy – 6%
5. Get rid of out-of-date content – 6%
6. Knowledge sharing – 4%
7. Making staff feel more informed – 4%
8. Saving employees time – 4%
9. Easier to collaborate and share information – 3%
10. Single sign-on (Too many passwords) – 3%
11. Clear ownership of content 3%
12. Greater opportunity to collaborate and discuss -3%
13. Consistent navigation – 2%
14. Remote access to intranet (from home, hotel, etc.) – 2%
15. Quality, not quantity – 2%
16. Better editing of content – 2%
17. Personalization – 2%
18. Simpler web applications that are easier to use – 2%
19. Easier to find the person I need – 2%
20. More open culture – 2%

Wie bereits gesagt, überrascht die Rangliste der meist geforderten Funktionen in einem Intranet nicht wirklich. Denn andere Umfragen sind auf sehr ähnliche Resultate gekommen. Kommt dazu, dass wenn man einen Blick in die Statistiken des eignen Intranets wirft, man auf die selbe Rangliste kommt; vorausgesetzt man ist im Besitz eines grösseren Intranets.

Die Liste der Verbesserungen kann aber schon bedeutender sein. Denn auch diese Liste sollte einem Intranet Projektmanager bekannt vorkommen. Man darf diese Verbesserungen aber nicht herunterspielen. Denn nur ein Intranet, dass von den Angestellten freiwillig und mit “Freude” benutzt wird, ist auch ein sinn- und wertvolles Gefäss.

Die Zusammenfassung der Umfrage kann bei im Artikel von Gerry McGovern oder hier direkt geladen werden: http://www.gerrymcgovern.com/la/mcgovern_intranet_survey.pdf